Heb je ooit gewenst dat je je debiteurensaldo automatisch kon beheren in Business Central? Dat je geen tijd en moeite meer hoefde te besteden aan het versturen van herinneringen, het opvolgen van betalingen en het registreren van afspraken? Dat je altijd een actueel overzicht had van je openstaande facturen en de status ervan? Dat je meer grip had op je cashflow en je klantrelaties?
Als je ja hebt geantwoord op een of meer van deze vragen, dan heb ik goed nieuws voor je. Er is een manier om je debiteurensaldo volautomatisch te beheren met behulp van Aptean Advanced Workflow en Power Automate. In deze blog leg ik je uit hoe dat werkt en wat de voordelen zijn.
Aptean Advanced Workflow
Dit is een een add-on voor Business Central die je in staat stelt om complexe bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren. Je kunt workflows definiëren voor verschillende scenario's, zoals orderverwerking, voorraadbeheer, projectadministratie en natuurlijk debiteurenbeheer. Met Aptean Advanced Workflow kun je regels instellen voor het versturen van herinneringen, het escaleren van acties, het toewijzen van taken en het genereren van rapportages. Je kunt ook gebruik maken van Power Automate om workflows te integreren met andere applicaties, zoals Outlook, Teams, SharePoint en Dynamics 365.
Een voorbeeld van een workflow voor debiteurenbeheer is als volgt:
- Als de verval datum van een geboekte verkoopfactuur in Business Central nadert en de factuur nog niet betaald is, wordt er automatisch een herinnering verstuurd aan die klant dat zij de betreffende factuur binnenkort dient te gaan betalen. In deze herinnering kan desgewenst een betaallink opgenomen worden.
- Als de factuur op de vervaldatum, plus respijtperiode, nog niet betaald is, wordt er een e-mail verstuurd naar de klant die de klant er vriendelijk op attendeert dat de betalingstermijn is overschreden.Deze herinnering heeft zelf ook een vervaldatum.
- Als de vervaldatum van er eerste herinnering is overschreden, wordt er volautomatsch een tweede herinnering verstuurd.Ook deze tweede herinnering heeft een eigen vervaldatum.
- Als de factuur na de vervaldatum van de tweede herinnering nog steeds niet wordt betaald, wordt er een telefoontje gepleegd naar de klant door een medewerker die is toegewezen aan de workflow. De medewerker kan de reden van de vertraging noteren en een betalingsafspraak maken met de klant.
- Zodra de betaling ontvangen is wordt de factuur, en daqrmee de workflow, afgesgloten.
- Als de betalingsafspraak niet wordt nagekomen, wordt de factuur doorgestuurd naar een incassobureau of een juridische afdeling.
Met deze workflow kun je ervoor zorgen dat je debiteurensaldo altijd up-to-date is en dat je geen omzet misloopt door onbetaalde facturen. Je kunt ook de klanttevredenheid verhogen door proactief te communiceren en flexibel te zijn in het bieden van oplossingen. Bovendien kun je tijd en geld besparen door handmatige handelingen te verminderen en fouten te voorkomen. Uiteraard kan de workfow vollledig op maat ingericht worden met eventuele menselijke beslissings momenten die een ander verloop van het proces tot gevolg hebben.
Ben je benieuwd hoe Aptean Advanced Workflow en Power Automate jou kunnen helpen om je debiteurensaldo volautomatisch te beheren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo of een offerte. Wij laten je graag zien hoe je meer uit Business Central kunt halen met deze krachtige tools.
