Wat is een approval workflow in Business Central?

Een approval workflow in Business Central is een geautomatiseerd goedkeuringsproces waarbij documenten zoals inkooporders, facturen of uitgavenverzoeken automatisch worden doorgestuurd naar de juiste goedkeurder op basis van ingestelde regels (bedrag, type, afdeling).

Hoe verschilt een approval workflow van een gewone workflow?

Een approval workflow is een specifiek type workflow waarbij een menselijke beslissing (goedkeuren of afwijzen) een verplichte stap is. Een gewone workflow kan volledig geautomatiseerd zijn zonder menselijke tussenkomst. In Business Central zijn beide types beschikbaar via de Workflow-module.

Hoe bewaakt NovaTerrae goedkeuringsworkflows in Business Central?

NovaTerrae's BPM Suite analyseert alle goedkeuringsstappen in Business Central via event logs. U ziet doorlooptijden per goedkeurder, documenten die wachten op actie, structurele vertragingen en gevallen waarbij de workflow is omzeild — direct in een real-time dashboard.

Approval Workflow

Een approval workflow — ook wel goedkeuringsworkflow of goedkeuringsproces — is een geautomatiseerde processtroom waarbij documenten of verzoeken automatisch worden doorgestuurd naar de juiste persoon of rol voor beoordeling en goedkeuring. Het is een van de meest gebruikte functionaliteiten in Dynamics 365 Business Central en tegelijk een van de meest foutgevoelige wanneer het handmatig wordt beheerd.

Een goed ingerichte approval workflow elimineert handmatig doorsturen per e-mail, garandeert dat documenten nooit verloren gaan in een inbox en zorgt voor een volledig auditspoor van elke beslissing. Voor functiescheiding (SoD) is de approval workflow bovendien de primaire control die voorkomt dat dezelfde persoon een document aanmaakt én goedkeurt.

Hoe een approval workflow werkt in Business Central

Business Central beschikt over een ingebouwde Workflow-module. Een goedkeuringsworkflow wordt getriggerd op basis van een gebeurtenis — typisch het indienen van een document voor goedkeuring. Het systeem stuurt vervolgens een notificatie naar de ingestelde goedkeurder en wacht op actie.

Trigger: medewerker dient een inkooporder, uitgavenverzoek of verkoopkorting ter goedkeuring in.
Routing: het systeem bepaalt automatisch wie de goedkeurder is op basis van bedrag, afdeling of documenttype.
Notificatie: de goedkeurder ontvangt een taak in Business Central en optioneel een e-mail.
Beoordeling: de goedkeurder keurt goed, wijst af of vraagt om aanvullende informatie.
Verwerking: bij goedkeuring gaat het document automatisch verder in het proces; bij afwijzing gaat het terug naar de aanvrager met reden.
Logging: elke stap wordt vastgelegd in het event log met tijdstempel, gebruiker en beslissing.

Drempelwaarden en escalatie

Een effectieve approval workflow gebruikt bedragslimieten om de juiste goedkeurder te bepalen en een escalatieregel om vertragingen te voorkomen:

Tot EUR 2.500: automatische goedkeuring of goedkeuring door direct leidinggevende
EUR 2.500 – EUR 10.000: goedkeuring door afdelingshoofd
EUR 10.000 – EUR 50.000: goedkeuring door operations manager
Boven EUR 50.000: goedkeuring door directie
Escalatie na 48 uur: bij geen reactie automatisch doorgestuurd naar de volgende goedkeurder in de hiërarchie

Deze drempelwaarden worden vastgelegd in Business Central en maken onderdeel uit van uw procescompliance documentatie.

Stap-voor-stap: approval workflow instellen

Navigeer naar Workflows in Business Central (zoek op "Workflows" in de zoekbalk).
Selecteer "Nieuw op basis van sjabloon" en kies het sjabloon dat het beste past bij uw proces (bijv. "Goedkeuring inkooporder").
Configureer de workflowstappen: welke drempelwaarden gelden per goedkeuringsniveau.
Koppel goedkeurderinstelling: stel per gebruiker of rol het maximale goedkeuringsbedrag in.
Activeer notificaties: e-mail en/of Business Central-taak per goedkeurder.
Stel escalatieregels in: automatisch escaleren na X uur zonder actie.
Test de workflow met een testdocument en valideer alle notificaties en statuswijzigingen.
Activeer de workflow via de "Inschakelen" knop in het workflowscherm.

Approval workflows bewaken en analyseren

Na activering wilt u weten hoe uw approval workflows presteren. De NovaTerrae BPM Monitoring module biedt:

Gemiddelde doorlooptijd per goedkeuringsstap: wie vertraagt het meest?
Omzeilde goedkeuringen: documenten die zijn geboekt zonder de goedkeuringsstap te doorlopen
Openstaande goedkeuringen per veroudering: hoeveel verzoeken wachten langer dan 24 / 48 / 72 uur?
Afwijzingsratio: welk percentage verzoeken wordt afgekeurd en waarom?

Deze inzichten zijn direct beschikbaar via process mining op de event logs zonder data-export of aparte BI-tool.

Veelgestelde vragen

Kan ik een approval workflow instellen zonder IT-ondersteuning?

Ja. Business Central's workflowsjablonen zijn ontworpen voor configuratie door functioneel beheerders. Voor eenvoudige goedkeuringsworkflows is geen programmeerkennis nodig. Complexere scenario's (meerdere drempels, parallelle goedkeuring) vereisen soms aanvullende configuratie via de NovaTerrae BPM Suite.

Wat gebeurt er als de goedkeurder afwezig is?

Business Central ondersteunt vervanging via de "Afwezig"-instelling per gebruiker. De workflow stuurt verzoeken dan automatisch door naar de aangewezen vervanger. Met de NovaTerrae escalatieregel wordt een verzoek bovendien altijd doorgestuurd naar de volgende goedkeurder als er binnen de ingestelde periode geen actie is.

Hoe werkt approval workflow samen met Power Automate?

Business Central kan worden gekoppeld aan Power Automate voor uitgebreidere goedkeuringsscenario's — bijv. goedkeuring via Teams-notificaties of integratie met externe systemen. NovaTerrae ondersteunt zowel native BC-workflows als Power Automate-gebaseerde goedkeuringen, afhankelijk van de complexiteit van uw use case.