Order-to-Cash (O2C)

Order-to-cash — afgekort O2C of OTC — is het end-to-end verkoopproces dat begint op het moment dat een klant een order plaatst en eindigt wanneer de betaling volledig is ontvangen en verwerkt. Het is de spiegelzijde van het purchase-to-pay-proces: waar P2P de uitgaande geldstroom regelt, bestuurt O2C de inkomende.

In Dynamics 365 Business Central doorsnijdt het O2C-proces meerdere afdelingen: verkoop, magazijn, logistiek, facturatie en debiteuren. Een goed geoptimaliseerd O2C-proces versnelt de cash conversion cycle, verlaagt openstaande vorderingen en verhoogt de klanttevredenheid.

De stappen in het O2C-proces

1. Orderopname: de klantorder wordt geregistreerd in Business Central — handmatig, via EDI of webshopkoppeling.
2. Krediet- en voorraadbeschikbaarheidscheck: Business Central controleert automatisch het kredietlimiet van de klant en de beschikbare voorraad.
3. Orderbevestiging: de klant ontvangt een orderbevestiging met verwachte leverdatum.
4. Picking en verzending: het magazijn verwerkt de pickinglijst en registreert de verzending met track-and-trace.
5. Facturatie: na verzending wordt de verkoopfactuur aangemaakt en verzonden — direct vanuit de verzendregel in Business Central.
6. Debiteurenopvolging: openstaande facturen worden bewaakt op betalingstermijn; bij overschrijding volgt een aanmaning.
7. Betaling en afsluiting: de ontvangen betaling wordt gematcht met de openstaande factuur en de order wordt gesloten.

O2C-knelpunten die process mining onthult

Met process mining op O2C-data uit Business Central worden de volgende knelpunten het vaakst blootgelegd:

• Trage facturatie: facturen worden pas dagen na verzending aangemaakt, waardoor de betalingstermijn kunstmatig wordt verlengd en DSO (Days Sales Outstanding) stijgt.
• Gedeeltelijke leveringen zonder opvolging: backorderregels blijven open zonder dat verkoop of klant proactief wordt genotificeerd.
• Kredietlimiet-overrides: orders worden goedgekeurd boven het kredietlimiet zonder formele escalatie — een compliancerisico.
• Aanmaningen buiten de cyclus: betalingsherinneringen worden te laat of niet verstuurd doordat het proces handmatig is.
• Retourverwerkingsvertraging: retouren worden niet tijdig verwerkt, waardoor creditnota's uitblijven en klanten escaleren.

KPIs voor O2C-prestatiemeting

De meest gebruikte KPIs voor het meten van O2C-prestaties in Business Central:

• Days Sales Outstanding (DSO): gemiddeld aantal dagen tussen factuurdatum en ontvangst van betaling.
• Order-to-invoice cycle time: doorlooptijd van orderontvangst tot factuurverzending.
• First-time invoice accuracy: percentage facturen dat zonder correctie wordt geaccepteerd door de klant.
• Order fill rate: percentage orders dat volledig uit voorraad kan worden geleverd.
• Cash conversion cycle (CCC): totale tijd van cash-uitstroom (inkoop) tot cash-instroom (betaling van klant).

NovaTerrae en O2C-analyse

De NovaTerrae BPM Suite leest alle O2C-events direct uit Business Central — geen data-export, geen BI-tool. U krijgt een real-time beeld van uw O2C-prestaties per klant, productgroep of verkoopkanaal.

Via conformance checking vergelijkt het systeem uw werkelijke O2C-flow automatisch met het ideale procesmodel. Afwijkingen — zoals orders die de facturatiestap overslaan of orders die meer dan 5 statuswijzigingen hebben — worden direct gesignaleerd en geprioriteerd op basis van financieel risico.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's

• Purchase-to-Pay (P2P)
• Cycle Time
• Throughput
• Process Monitoring
• Conformance Checking
• KPI